Cách tạo mối quan hệ giữa nhiều bảng bằng Data Model trong Excel

Excel là một công cụ mạnh mẽ để phân tích dữ liệu và tự động hóa sau khi xử lý các tập dữ liệu lớn. Bạn có thể dành hàng giờ để phân tích hàng tấn dữ liệu bằng VLOOKUP, INDEX-MATCH, SUMIF, v.v.

Nhờ có Mô hình Dữ liệu Excel, bạn có thể tiết kiệm thời gian quý báu thông qua các báo cáo dữ liệu tự động. Tìm hiểu xem bạn có thể gán mối quan hệ giữa hai bảng dễ dàng như thế nào bằng cách sử dụng Mô hình Dữ liệu và minh họa mối quan hệ đó trong bài viết tiếp theo.

Những yêu cầu cơ bản

Bạn cần Power Pivot và Power Query (Nhận & Chuyển đổi) để hoàn thành một số tác vụ trong khi tạo Mô hình Dữ liệu Excel. Đây là cách bạn có thể đưa các tính năng này vào sổ làm việc Excel của mình:

Bạn đang xem: Cách tạo mối quan hệ giữa nhiều bảng bằng Data Model trong Excel

Cách nhận Power Pivot

1. Excel 2010: Bạn cần tải xuống bổ trợ Power Pivot từ Microsoft, sau đó cài đặt nó cho chương trình máy tính để bàn Excel.

2. Excel 2013: Phiên bản Office Professional Plus của Excel 2013 bao gồm Power Pivot. Tuy nhiên, bạn cần kích hoạt nó trước khi sử dụng lần đầu tiên. Đây là cách thực hiện:

• B1: Nhấp chuột tài liệu trong dải băng sổ làm việc Excel.
• B2: Sau đó nhấn vào Tùy chọn mở Tùy chọn Excel.
• B3: Bây giờ bấm vào Thêm vào.
• B 4: lựa chọn Phần bổ trợ COM bằng cách nhấp vào menu thả xuống trong hộp Sự quản lý.
• B5: Nhấp chuột Đi bộ và sau đó chọn hộp kiểm cho Microsoft Power Pivot cho Excel.

3. Excel 2016 trở lên: Bạn có thể thấy menu Power Pivot trên dải băng.

Cách nhận Power Query (Nhận & Chuyển đổi)

1. Excel 2010: Bạn có thể tải xuống phần bổ trợ Power Query từ Microsoft. Sau khi cài đặt, Power Query sẽ hiển thị trên dải băng.

2. Excel 2013: Bạn cần bật Power Query bằng cách làm theo các bước giống như bạn đã thực hiện để sử dụng Power Pivot trong Excel 2013.

3. Excel 2016 trở lên: Bạn có thể tìm thấy Power Query (Nhận & Chuyển đổi) bằng cách chuyển đến tab Dữ liệu trên dải băng Excel.

Tạo Mô hình Dữ liệu bằng cách nhập dữ liệu vào Sổ làm việc Excel

Đối với hướng dẫn này, bạn có thể lấy dữ liệu mẫu được định dạng sẵn từ Microsoft:

Bạn có thể nhập cơ sở dữ liệu với nhiều bảng có liên quan từ nhiều nguồn chẳng hạn như sổ làm việc Excel, Microsoft Access, trang web, SQL Server, v.v. Sau đó, bạn cần định dạng tập dữ liệu để có thể sử dụng nó trong Excel. Dưới đây là các bước bạn có thể thử:

1. Trong Excel 2016 trở lên, hãy nhấp vào tab Dữ liệu và lựa chọn Câu hỏi mới.

2. Bạn có thể tìm thấy nhiều cách để nhập dữ liệu từ các nguồn bên ngoài hoặc bên trong. Chọn một phương pháp phù hợp với bạn.

3. Nếu sử dụng phiên bản Excel 2013, nhấn Câu hỏi về quyền lực trên ruy-băng rồi chọn Trích xuất dữ liệu ngoài để chọn dữ liệu đầu vào.

4. Bạn sẽ thấy hộp Hoa tiêu nơi bạn phải chọn những bảng bạn cần nhập. Nhấp vào hộp kiểm Chọn nhiều mục để chọn nhiều bảng để nhập.

5. Bấm vào trọng tải để hoàn tất quá trình nhập khẩu.

6. Excel sẽ tạo Mô hình Dữ liệu cho bạn bằng các bảng này. Bạn có thể thấy các tiêu đề cột của bảng trong danh sách Các trường PivotTable.

Bạn cũng có thể sử dụng các hàm Power Pivot chẳng hạn như cột được tính toán, KPI, cấu trúc phân cấp, trường được tính toán và tập dữ liệu được lọc từ Mô hình Dữ liệu Excel. Với mục đích này, bạn cần tạo một Mô hình Dữ liệu từ một bảng. Bạn có thể thử các bước sau:

1. Định dạng dữ liệu theo mô hình dạng bảng bằng cách chọn tất cả các ô chứa dữ liệu rồi nhấn Ctrl+.

2. Bây giờ chọn toàn bộ bảng rồi nhấp vào tab Power Pivot trên ruy băng.

3. Từ phần Những cái bànnhấp chuột Thêm vào Mô hình Dữ liệu.

Excel tạo mối quan hệ dạng bảng giữa dữ liệu liên quan từ Mô hình Dữ liệu. Đối với điều này, các mối quan hệ khóa chính và khóa ngoài của các bảng đã nhập là bắt buộc.

Excel sử dụng thông tin mối quan hệ từ bảng đã nhập làm nền tảng để tạo kết nối giữa các bảng trong Mô hình Dữ liệu.

Thiết lập mối quan hệ giữa các bảng trong Mô hình dữ liệu

Bây giờ bạn đã có Mô hình Dữ liệu trong sổ làm việc Excel của mình, bạn cần xác định mối quan hệ giữa các bảng để tạo các báo cáo có ý nghĩa. Bạn phải chỉ định một mã định danh trường duy nhất hoặc khóa chính cho mỗi bảng, chẳng hạn như ID học kỳ, Mã số lớp, ID sinh viên, v.v.

Đặc trưng Xem sơ đồ trong Power Pivot cho phép bạn kéo và thả các trường để tạo mối quan hệ. Làm theo các bước sau để tạo liên kết bảng trong Mô hình Dữ liệu Excel:

1. Trên dải băng sổ làm việc Excel, bấm vào menu Power Pivot.

2. Bây giờ bấm vào sự quản lý trong phần Mô hình dữ liệu. Bạn sẽ thấy trình soạn thảo Power Pivot như hình bên dưới:

3. Bấm vào nút Xem sơ đồ nằm trong phần xem trong tab Trang chủ Power Pivot. Bạn sẽ thấy các tiêu đề cột của bảng được nhóm theo tên bảng.

4. Bạn có thể kéo và thả một mã định danh trường duy nhất từ ​​bảng này sang bảng khác. Sau đây là sơ đồ mối quan hệ giữa 4 bảng trong Excel Data Model:

Sau đây mô tả mối quan hệ giữa các bảng:

• Bảng Học sinh | thẻ học sinh đến bàn Hạng | thẻ học sinh
• Bảng Học kỳ | ID học kỳ đến bàn Hạng | Học kỳ
• Bảng Lớp học | Số lớp đến bàn Hạng | ID lớp

5. Bạn có thể tạo mối quan hệ bằng cách chọn một cặp giá trị cột duy nhất. Nếu có bất kỳ sự trùng lặp nào, bạn sẽ thấy lỗi sau:

6. Bạn sẽ thấy dấu hoa thị trên một mặt và số (Đầu tiên)

ở phía bên kia của khung nhìn sơ đồ (Diagram View) của các quan hệ. Nó xác định rằng có một mối quan hệ một-nhiều giữa các bảng. 7. Trong trình chỉnh sửa Power Pivot, bấm vào tab nó tiếp theo sau đó chọn Quản lý các mối quan hệ

Bấm vào tab Thiết kế rồi chọn Quản lý Mối quan hệ

Tạo PivotTable bằng Mô hình Dữ liệu Excel

Giờ đây, bạn có thể tạo PivotTable hoặc PivotChart để trực quan hóa dữ liệu của mình từ Mô hình Dữ liệu Excel. Một sổ làm việc Excel chỉ có thể có một Mô hình Dữ liệu, nhưng bạn có thể tiếp tục cập nhật các bảng.

Vì dữ liệu thay đổi theo thời gian nên bạn có thể tiếp tục sử dụng cùng một mô hình và tiết kiệm thời gian khi làm việc với cùng một tập dữ liệu. Bạn sẽ thấy mình tiết kiệm được rất nhiều thời gian khi làm việc với dữ liệu có hàng nghìn hàng và cột. Để tạo báo cáo dựa trên PivotTable, hãy làm theo các bước sau: 1. Trong trình chỉnh sửa Power Pivot, bấm vào tab

Căn nhà. 2. Trên ruy-băng, bấm

PivotTable. 3. Lựa chọn Bảng tính mới hoặc

Chọn Trang tính mới hoặc Trang tính hiện có 4. Lựa chọn được rồi Excel sẽ thêm một PivotTable sẽ hiển thị trên trang tổng quan Danh sách các trường

Chọn OK

Sau đây là tổng quan về bảng được tạo bằng Mô hình Dữ liệu Excel cho dữ liệu sinh viên mẫu được sử dụng trong hướng dẫn này. Bạn cũng có thể tạo các bảng tổng hợp hoặc biểu đồ trông chuyên nghiệp từ dữ liệu lớn bằng cách sử dụng công cụ Mô hình dữ liệu Excel.

Chúc bạn thành công.

Đăng bởi: BNC.Edu.vn